导论，项目经理的角色

为什么要进行项目管理？

对于一个特定的项目，往往有着不同的要求，比如特定时间限制，特定预算。项目管理技能可以确保项目按时并在预算内完成，提高整体效率。

沟通在项目管理中起到了很大的作用，有效的沟通对于技术团队的内部协作以及与客户合作至关重要

同时，了解项目管理有助于及早发现和减轻风险，防止代价高昂的错误。

项目管理确保项目满足客户期望，提高满意度并促进长期关系。

同时，熟悉项目管理能力能打开领导职位和职业发展机会的大门（也就是管理岗）。

首先，项目是什么？

项目 (Project) 指的是一项为了创造独特的产品、服务或者结果而进行的临时性努力。 因为临时性和目的，它有固有的特点

• 具有明确的开始和结束时间的临时性工作
  • 临时性并不意味着持续时间短，只是和无限期相对
• 它会产生一个独特且可以验证的产品、成果或者能力来提供一项服务
  • 目的是最终结果
• 最终交付的成果可以是实体或者非实体
  • 某些项目中可能产生重复的元素，但是重复不会改变其独特性

项目最终是为了创造出某个结果而产生的，而产生的结果有这么几种类型

• 独特产品
  • 可以是另一个项目的组成部分，
  • 可以是对现有项目的改进或者修正
  • 或者本身就是一个项目
• 独特服务
  • 一项独特的服务或者执行服务的能力
    • 比如支持生产或者分销的业务功能
• 独特成果
  • 成果或者文件
• 独特组合
  • 一个或者多个产品、服务、成果的组合
    • 比如某个应用程序、相关文档和帮助台服务

换句话说，要么修补别的项目，要么自己作为终端项目，要么在其他项目的基础上更进一步

项目的特点

为什么一个英方课搞得跟大学课程笑话一样，“项目的定义是什么”，“项目的作用是什么”

项目可以驱动变化

项目可以实现商业价值创造

• 包括有形的价值
  • 货币型资产
  • 股东权益
  • 效用
  • 固定资产
  • 工具
  • 市场份额
• 以及无形的价值
  • 商誉
  • 品牌价值
  • 公共利益
  • 商标
  • 战略一致性
  • 声誉

项目的产生

项目存在启动背景。也就是项目是特定背景下产生的

有很多因素可能导致新项目的产生，有的是技术原因，有的是社会原因，具体而言是

• 新技术
• 竞争压力
• 材料问题
• 市场需求
• 经济变化
• 客户要求
• 相关方需求
• 法律要求
• 业务流程改进
• 战略机遇或业务需求
• 社会需求
• 环境考虑

这里大概是是四个大类：新的技术的产生，优化现有技术，新的需求以及合规性，如果要背的话可能有点帮助

什么是项目管理？

项目管理 是将知识、技能、工具和技术应用于项目活动，以满足项目要求的技术。它是通过适当应用和整合为项目确定的项目管理过程实现的

有效的项目管理帮助个人、团体、公众和私人组织实现业务目标，满足相关方的期望，管理约束，比如

• 范围
• 质量
• 进度
• 成本
• 资源

项目组合，项目与项目集

这里引入了三个新概念，分别是

• 项目组合 (Portfolio)：项目组合由一个组织 (Organization) 创建
• 项目 (Project)：一个项目组合同时拥有多个项目和多个项目集
• 项目集 (Program)：一个项目集可能包含多个项目

更具体而言，就是这种树状结构。可以由单独存在的项目，其他的项目挂在项目组合为根结点的树结构上。

PMBOK 指南

PMBOK (Project Management Body of Knowledge) 指南是 PMI (项目管理协会) 发布的全球公认的项目管理标准。PMBOK 将项目管理过程分为五个 过程组：

过程组	英文	主要作用
启动	Initiating	正式授权项目开始，定义项目目标
规划	Planning	制定详细的项目计划和方案
执行	Executing	实际执行项目工作，完成可交付成果
监控	Monitoring & Controlling	跟踪进展、识别偏差、采取纠正措施
收尾	Closing	正式结束项目或阶段

这五个过程组与 知识领域 相互交叉，共同贯穿了整个项目开发过程

过程组

项目管理过程

过程 (Process) 指的是一组相互关联的行动或者活动，用于创造特定的产品、特定的服务或者特定的结果。每个过程的特点是由它的输入、工具和技术、输出决定的。

过程之间可以相互组合，成为 过程组 (Process Group)。每个过程的输入输出与其他过程相互连接。过程组是贯穿项目始终的重叠活动。

之前提到了 五个过程组 ，他们贯穿了整个项目周期，同时在不同的项目阶段里有不同的参与程度。画成图像大概是这样

如果项目被划分成多个阶段，那么在每个阶段中，五个过程组都会发挥作用

五个过程组

启动 (Initiating)

启动过程组包括定义一个新项目或者新阶段而执行的过程。它的具体行为大致为

• 定义初始范围，承诺初始财务资源
• 选定项目经理
• 创建项目章程，确认项目授权

启动过程组的目的是

• 让相关方的期望与项目目标保持一致
• 让他们了解项目的范围和目标
• 展示他们如何参与项目以及相关阶段，以确保他们的期望实现

规划 (Planning)

规划过程组，包含确定工作的总范围、定义以及细化目标，并且判定实现这些目标所需的行动方案。在这个过程，主要内容是

• 制定项目管理计划
• 反复反馈收集和理解更多信息和特征，在项目生命周期中不断推进计划
  • 这种逐步细化计划被称为 渐进明细

这一过程组的目的是

• 概述完成项目所需要的策略和技术
• 识别前期不可见的风险
• 记录如何执行项目中的其他流程

执行 (Executing)

执行过程组包含完成项目管理中定义的工作计划而执行的过程，使项目满足规划。这是整个项目消耗资源最多的地方

这一过程组的目的是

• 按照计划交付成果，主要方式是
  • 协调人员和资源
  • 管理相关方期望
  • 整合并执行项目活动

监控与控制 (Monitoring & Controlling)

这一过程组包含那些用于跟踪、审查和评估项目进度与绩效所需的过程。这些过程识别出计划需要变更的任何领域，并启动相应的变更。

这一过程组的目的是

• 控制变更并推荐纠正或者预防措施
• 根据项目管理计划监控正在进行的项目活动
• 仅实施已经批准的变更

收尾 (Closing)

这一过程组为结束所有项目管理活动而执行的过程组，正式完成项目、阶段或者合同

这一过程组的目的是

• 验证定义的过程是否在所有过程组内完成
• 获得客户或者发起人对正式关闭项目或阶段的验收
• 进行项目后或阶段结束审查并记录经验教训
• 更新组织过程资产

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知识领域

整个流程的横截面如图所示，这是一个和过程组不同角度的项目管理概念。

其中，过程组主要关注的是时间维度，也就是在同一个项目的不同生命周期里，应该有什么样的过程管理。而知识领域则是在专业维度上的划分，是对同一个项目的不同的专业知识上的划分

分别是

英文	中文	核心内容
Project Integration Management	项目整合管理	协调所有过程和活动，确保各部分有效整合
Project Scope Management	项目范围管理	定义和控制项目包含/不包含的工作内容
Project Schedule Management	项目进度管理	确保项目按时完成的时间规划与控制
Project Cost Management	项目成本管理	预算编制和成本控制
Project Quality Management	项目质量管理	确保项目满足既定质量标准
Project Resource Management	项目资源管理	识别、获取和管理所需资源（人力、设备等）
Project Communications Management	项目沟通管理	确保信息及时恰当地生成、分发和存储
Project Risk Management	项目风险管理	识别、分析和应对项目风险
Project Procurement Management	项目采购管理	从外部获取货物和服务的过程
Project Stakeholder Management	项目相关方管理	管理与项目相关的各方期望和参与度

项目信息

在项目的整个生命周期中，大量的数据和信息会被收集、分析、转换和分发。正确使用术语来避免相关方之间的困惑或者误解非常重要

• 工作绩效数据 (Work Performance Data)
  • 原始的观察结果，包含识别的测量值
  • 比如报告的已完成工作百分比，变更请求数量，缺陷数量，实际成本，持续时间等
• 工作绩效信息 (Work Performance Information)
  • 从各种控制过程中收集到的绩效数据，在上下文中进行分析
  • 包括可交付成果等状态，变更请求等实施情况以及预测估算
• 工作绩效报告 (Work Performance Reports)
  • 将工作绩效信息编制成文档，旨在支持决策、提出问题并引起关注
  • 包括状态报告、备忘录、论证、信息说明和建议

其中，调整或选择相关的过程、工具、输入、输出和阶段被称为 裁剪 (Tailoring) 。产生裁剪的原因可能是

• 项目约束、治理、文化或者客户的影响
• 项目经理的协作努力

它能够在整体项目管理方法上超越组织层面，同时为单个项目制定更多定制指导。

项目成功的衡量方法

项目是否成功，可以从多个角度来衡量，比如

• 项目目标/收益
  • 可以是财务或者非财务的收益
  • 比如状态变化，满足合同，客户满意度，运营整合，质量，流程成功等
• 或者相关方定义什么是成功，如何衡量成功以及成功的影响

成功往往与组织战略和业务成果紧密相关。在传统上，项目的成功指的是对范围、成本和时间的遵守。

一个项目应该始终与公司或者组织的目标和需求匹配，否则可能无法发挥作用或者成功。

项目选择方法

有的时候，需要通过一些指标来评估和选择项目，判断项目是否值得投资或者继续下去。常见的方法有

• 创意生成方法
  • 约束性头脑风暴 (Constrained Brainwriting)
  • 标杆对照 (Benchmarking)
  • 约束破除 (Assumption Busting)
• 数学方法
  • 线性规划
  • 整数规划
  • 动态规划
  • 多目标规划
• 经济模型
  • 现值 (Present value)
  • 净现值 (Net Present value)
  • 内部收益率 (Internal rate of return)
  • 成本效益分析 (Cost-benefit analysis)

现值 (Present Value)

现值指的是未来的现金流在今天的价值。在项目评估中，通常需要比较不同时间段的的成本和收益，而这个方法可以将他们统一

$$\begin{array}{rl}\mathrm{PV}& =\frac{\mathrm{FV}}{(1+r{)}^n}\\ \mathrm{FV}& =\mathrm{PV}(1+r{)}^n\end{array}$$

这里的 $PV$ 是现值，$FV$ 是未来值，$r$ 是利率，$n$ 是时间期数。换句话说，这是一个复利模型，主要思想是 “今天的一美元比明天的一美元更有价值”

成本效益分析 (Cost-Benefit Analysis)

成本效益分析是一种试图比较各个选项的总预期成本与总预期收益的比值的方法。

$$\mathrm{BCR}=\frac{\mathrm{Total}\mathrm{Benefits}}{\mathrm{Total}\mathrm{Costs}}$$

其中，$\mathrm{BCR}$ 是 $\mathrm{Benefit}\mathrm{Cost}\mathrm{Ratio}$，也就是收益成本比。

在这种分析中，收益和成本以货币的价值来表示，并根据现值进行调整。这通常通过使用合适的利率以及将未来值转换成现值来实现。

最终得到 $\mathrm{BCR}$ 值。当它大于 1 时，项目值得推进；当等于 1 时，除非存在无形的收益，项目不值得推进；当小于 1 时，项目不值得推进。

另一个值得关注的指标是内部收益率 $\mathrm{IRR}$ (Internal Rate of Return)，越高越好。

项目经理的角色

实现一个良好的项目，一个优秀的项目经理必不可少。他的责任包括

• 负责团队的产出
• 审查组织的愿景、使命、目标，确保和项目的产品保持一致
• 激励团队朝着完成目标的方向努力

而为了完成他的责任，他需要

• 具备项目管理知识、技术知识、理解力和经验
• 通过沟通为项目团队提供领导、规划和协调

一个项目经理的影响范围应该如图所示

项目经理在他的领导范围内履行了多种角色。这反映了项目经理的能力，并代表了项目管理专业的价值和贡献。

项目经理致力于使用可用的资源来平衡项目中的竞争性约束，在发起人，团队成员和其他相关方之间进行沟通。为了达成目标，使用软技能平衡相关方的冲突和竞争性目标

项目管理能力

这是能力四阶段模型，代表的是从无意识无能到无意识有能力的发展过程。这代表的是对于特定知识的学习过程。

对于项目经理相关能力，有三个关键的技能组合，被称为 人才三角 (Talent Triangle)

• 技术项目管理 (Technical Project Management)
  • 与项目、项目集、项目组合管理特定领域相关的技术方面知识和管理能力
• 战略和商业管理 (Strategic and Business Management)
  • 在行业和组织方面的专业知识，用来提高绩效和更好的实现业务成果
• 领导力 (Leadership)
  • 引导、激励和指导团队所需的知识、技能和行为，以帮助组织实现其业务目标

领导力

领导力涉及引导、激励和指导团队的能⼒。这些技能包括谈判、灵活性、沟通、解决问题、 批判性思维和⼈际交往能⼒等，通常包括

• 与人相处的技能
• 作为领导者的品质
  • 有远见，积极，合作
  • 管理人际关系
  • 得体地接受反馈，建设性的反馈
  • 提问和倾听
  • 保持尊重、礼貌、友善、善良、诚实、可信、忠诚、有道德
  • 在适当的时候给予肯定
  • 专注于重要事项

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需要注意的是，领导力和管理是不同的，领导力更注重的是带领人们走向某个方向，而管理则更注重于处理和分配工作。具体而言

领导力	管理
领导他人	管理工作
指导和影响别人	依赖于职位权力
主动积极	被动反应
引领愿景	设定目标
进行正确的事情	把事情做对
培养人	使用人
为了成就而努力	为了结果而努力
有跟随者	有下属
“我们一起工作”	“去工作“
把功劳给应得的人	揽取功劳